När polleten trillar ner!

Publicerat den 5 oktober 2017

När polletten trillar ner!

Hur olycklig blir man inte när man märker att den information man utformat och framfört faller platt till marken utan att nå mottagarnas medvetande.  Vad är felet?

I många projekt och också i min roll som linjechef har jag lagt märke till samma fenomen - betydelsen av timing i när man informerar. Låt mig ta ett exempel.

I projektet förbereds för en ny uppgift eller ett nytt sätt att utföra en uppgift. Nu vill jag förbereda verksamheten för att det ska vara lätt att göra uppgiften. Jag gör ett informationsmaterial där jag beskriver sammanhanget för uppgiften, hur den ska utföras. På ett avstämningsmöte informera jag om utförandet och var informationen finns tillgänglig. Deltagarna på mötet tar emot informationen utan kommentarer. Allt verkar vara i sin ordning men när det är dags att göra den nya uppgiften fungerar det inte. Nu kommer frågorna. I den situationen har jag inget annat förberett så jag tar fram samma information som tidigare presenterats. Nu fungerar den. Verksamheten vet vad som ska göras och hur.

Att arbeta i projekt innebär att ligga i framkant, det ingår att kunna vägleda verksamheten om vad som ska komma. Det kan vara kommande förändringar, det kan vara nya uppgifter på grund av pågående förändringar. För den verksamhet som är berörd av vad som komma skall är den löpande verksamheten, det som pågår nu, i fokus. Verksamheten är ännu inte medveten om vad som ska komma. Informationen blir därför inte relevant. Att prata om bristande krismedvetenhet är att överdriva men också för en ny eller förändrad arbetsuppgift behövs en viss beredskap i form av medvetenhet.  

Hur förvånad blir man inte när den information som föll platt till marken för en vecka sedan återanvänds och mottagaren omedelbart snappar innehållet, ställer frågor och kommenterar innehållet. Det beror på att verksamheten nu är medveten om det som ska komma och mottaglig för informationen.

Blogginlägg BE 20171005 - bild

Det här belyser vikten av timing i informationen. Det är inte alltid budskapet eller dess utformning som är problemet i första läget. Det är helt enkelt inte rätt sändningstid.

Blogginlägget har skrivits av Barbro Ericsson 


r