Förstå ditt dataskyddsombud!

Jag möter många dataskyddsombud. De är som människor är mest - nämligen unika individer med sitt driv, sitt engagemang och sina styrkor. De har - som alla människor - också sina egna personliga utmaningar! Sällan har jag dock mött en grupp där så många talar om samma sorts utmaning, nämligen den att inte vara förstådd i organisationen. Det gör rollen svår. Och deras upplevelse har stöd - i Norska datatillsynets beslut om Telenor, i det kunde man läsa:

”For å kunne utføre sine oppgaver på en skikkelig måte er det ofte slik at personvernombudet må innta en konsekvent, insisterende holdning, også overfor ansatte som har en overordnet posisjon og beslutningsmakt i organisasjonen, noe som i beste fall kan oppfattes som byråkratisk og i verste fall som et ubehagelig uromoment. Personvernombudet må dermed være i en posisjon til å håndtere presset og vanskelighetene som følger med denne viktige posisjonen.”

Det ingår alltså enligt den norska tillsynsmyndigheten i rollen att upplevas som lite besvärlig, särskilt av chefer! Bakgrunden till uttalandet lär vara att dataskyddsombudet har en mycket speciell ställning. En del av det är kravet på att dataskyddsombudet ska kunna agera med integritet och vara - som EU-domstolen säger - funktionellt oberoende.

Men måste dataskyddsombudet alltid ses som byråkratisk eller obehagligt orosmoment? Nej, det behöver inte vara så. Inte alls, faktiskt​! Om rollen förstås av alla behöver den inte alls leda till konflikter, vilket annars kan bli fallet. Vill du underlätta för dataskyddsombudet i din organisation så:

• Sätt dig in i rollen och att den kräver integritet!

• Skilj på sak och person: när dataskyddsombudet framför sitt ställningstagande är det ett sätt att göra organisationen compliant och handlar inte om att hen är en petimeter eller regelryttare!

• Förstå att dataskyddsombudet inte bestämmer (inte ens om dataskydd), det gör organisationens chefer - hens roll är bara att ge sin syn och respektera de registrerade! Sedan får organisationen lyssna eller köra över (det sistnämnda lär dock leda till att dataskyddsombudet återkommer, så viktigt ha bra på fötterna!)

Råkar du dessutom vara chef för ett dataskyddsombud ingår det i ditt uppdrag att se till att dataskyddsombudet har en rimlig kontrollmetodik (där det tydligt framgår hur och när rekommendationer lämnas) samt att hens roll är glasklar för alla genom styrdokument och faktiskt agerande. Och att börja förstå att du har en guldklimp!

För det går att skapa starka synergier när dataskyddsombudets roll förstås och ses som en tillgång! Det har jag sett mer än en gång och det har alltid gjort mig mycket glad. När allt fungerar får organisationen en person som hela tiden tillför de registrerades (det vill säga berörda människors) perspektiv - och att lyssna på de berörda är aldrig fel utan det skapar genuint värde!